Trondheim kommunes arkivplan inneholder en samlet oversikt over kommunens arkiver (både aktive, bortsettingsarkiver og avsluttede arkiver) i elektronisk form og papirform. Dette inkluderer også kommunens bevaringsverdige fagsystemer. Arkivplanen inneholder en beskrivelse av kommunens arkivstruktur, -rutiner og -organisasjon. I tillegg inneholder den Lover, forskrifter og retningslinjer som regulerer arkivarbeidet. 

I tillegg til Arkivplan benytter Trondheim kommune kvalitetssystemet Kvaliteket til å registrere kommunens rutiner og arbeidsprosesser. Kvaliteteket vil til enhver tid være oppdatert med rutiner både innenfor generelle rutiner, men også innenfor fagrelaterte rutiner. Praksis vil være at rutiner beskrevet i Kvaliteket holdes oppdatert, og at rutinene er lenket til Arkivplanen som dermed blir ajourført.