Arkivansvar i enhetene i Trondheim kommune som selv fører post er administrativt underlagt enhetsleder, men skal rapportere til Trondheim byarkiv i arkivfaglige anliggende. 

Arkivansvarlig ved den enkelte enhet i Trondheim kommune  

Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlige ute hos enhetene i Trondheim kommune.

• skal påse at arkivarbeidet innenfor de ulike virksomheter i enhetene følger lover, forskrifter og retningslinjer. 
• skal påse at arkivarbeidet utføres på en rasjonell og fornuftig måte som sikrer riktig praksis slik at brukere i kommunen får den service og de tjenester de har krav på . 
• skal påse  at dokumentasjon som blir produsert i fagsystem, og som har rettslig og/eller forvaltningsmessig verdi blir oppbevart og arkivert forskriftsmessig.
• bidra til at det legges til rette for nødvendig kompetanseheving innen arkiv 
• har selv ansvaret for at det ved klargjøring og avlevering av arkivmateriale  til Byarkivet følger rutiner for dette. Jfr. rutiner for for avlevering papir.
• sørge for at restanselister følges opp
• har ansvar for bistand i arbeidet med internkontroll av arkivrelatert arbeid. 

Arkivmedarbeider ved den enkelte enhet i Trondheim kommune

Merkantilt ansatt/arkivmedarbeider sorterer arkivfaglig under arkivansvarlig ute hos enheter i Trondheim kommune. Denne skal rapportere til arkivansvarlig/nærmeste administrative overordnede. Instrukser for merkantil ansatt/arkivmedarbeidere som har arbeidsoppgaver tilknyttet arkivarbeid er følgende: 

• er skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen. 
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. 
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon. 
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner. 
• Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).