Trondheim kommunes arkivplan ble opprettet i 2004. Denne versjonen er oppdatert 30. september 2014 og følger Riksarkivarens mal.

Trondheim kommune plikter til enhver tid å ha en ajourført arkivplan. Arkivplanen er redskapet for å holde oversikt over hvordan arkivet er skapt og bygget opp, hva det inneholder og hvor det fysisk eller elektronisk er plassert. Arkivplanens retningslinjer er bindende for alle kommunens enheter ved arkivskaping og saksbehandling av informasjon og dokumentasjon. 

Arkivplanen inneholder beskrivelse av kommunens arkivstruktur, arkivrutiner og arkivorganisasjon.  Trondheim kommune har siden 2006 hatt som mål å bli en fullelektronisk kommune. I elektronisk arkiv ligger arkivstrukturen definert i arkivløsningen.

Trondheim kommunes arkivplan inneholder en samlet oversikt over kommunens arkiver (både aktive, bortsettingsarkiver og avsluttede arkiver) i elektronisk form og papirform. Dette inkluderer også kommunens bevaringsverdige fagsystemer. Arkivplanen inneholder en beskrivelse av kommunens arkivstruktur, arkivrutiner og arkivorganisasjon. Lover, forskrifter og retningslinjer som regulerer arkivarbeidet er beskrevet i Kap. 3.

I Trondheim kommune benyttes Intranettets kvalitetssystem Kvaliteket til å registrere kommunens rutiner og arbeidsprosesser. Man må anse Kvaliteket som en del av kommunens arkivplan under Riksarkivarens mal Kap. 3.3.

Arkivplan.no er et samarbeid mellom flere Kommunearkivinstitusjoner, og Trondheim kommune er en av flere parter i samarbeidet, se i menyen ”Om arkivplan.no”

Trondheim kommune ble medeier i Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS i 2008. En del av kommunens deponerte arkivmateriale vil derfor være registrert hos IKA Trøndelag.

Trondheim byarkiv holder til på Dora i Trondheim og er samlokalisert med flere andre arkivinstitusjoner, se www.arkivsenteret.no. Det er utarbeidet en samhandlingsavtale som regulerer det faglige og administrative samarbeidet mellom partene.