Alle offentlige organer plikter å holde arkiv, med hjemmel i Arkivloven med forskrifter. Som offentlige organ regnes statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon og enhet.

Trondheim kommune er definert som et organ, og dermed også én arkivskaper. Ansvaret for arkivet ligger hos kommunens øverste administrative ledelse, nærmere bestemt hos Rådmannen. Det øverste faglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste ligger hos Trondheim byarkiv med tilholdssted på arkivsenteret Dora. Enhetsleder pr 31. oktober 2014 er Elin Engen Harder.

Trondheim kommune er organisert etter tonivåmodellen, med Rådmannen og sektorvise Kommunaldirektører i ledergruppen. Trondheim byarkiv sorterer under Kommunaldirektør for Organisasjon, og er en intern tjeneste på linje med Personaltjenesten, Økonomitjenesten, Regnskapstjenesten og IT-tjenesten, for å nevne noen.

Til daglig blir arkivarbeidet utført av en arkivtjeneste som til dels befinner seg på Trondheim byarkiv, og til dels ute på den enkelte enhet. Det er et mål at kommunens eldre arkiver holdes samlet på Dora, og det er et uttrykt politisk mål i forbindelse med sammenslåingen på Dora at journalføring skjer sentralt. Mer om kommunens arkivorganisering finnes i Kap. 2.2.

Trondheim byarkiv er medeier i Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS (IKA) til 1.1.2016. IKAs formål er ”å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser”.

Statsarkivet, som er tilsynsmyndighet, holder til i samme lokaler som Trondheim byarkiv, på Dora. Statsarkivets siste tilsyn med Trondheim kommune ble gjennomført i 2002. I 2010 gjennomførte Trondheim kommunerevisjon en forvaltningsrevisjon av Trondheim byarkiv. De vesentligste avvikene i begge tilsyn er lukket, og Rådmannen har orientert Bystyret om forholdene som man av ressursmessige årsaker ikke kunne lukke umiddelbart.

Historiske arkiver ( > 25 år) og Bortsettingsarkiver ( < 25 år) er innhentet til Dora for å kunne stå i ”godkjente lokaler” i h t Arkivforskriften Kap IV. Kommunen har 24.000 hyllemeter papirarkiv.

Elektroniske arkiver og fagsystemer kan også være bevaringsverdige. Kartlegging pr 2014 viser at kommunen har 70 fagsystemer som skal bevares for ettertiden. I perioden 2012-2015 foregår det et prosjekt som legger til rette for digitale uttrekk og langtidsbevaring, samt gjennomfører en rekke pilotavleveringer.

Arkivplanen inneholder en beskrivelse av kommunens arkivstruktur, arkivrutiner og arkivorganisasjon. Lover, forskrifter og retningslinjer som regulerer arkivarbeidet er beskrevet i Kap. 3. Arkivplan inneholder en samlet oversikt over alle kommunens arkiver (både aktive, bortsettingsarkiver og avsluttede arkiver) i både elektronisk form og papirform. Dette inkluderer også kommunens bevaringsverdige fagsystemer.

I perioden 2015-2017 blir det utarbeidet Bevarings- og kassasjonsplan for Trondheim kommune, basert på ny oppdatert Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver fra 1.2.2014. 

Tonivåmodellen i Trondheim kommune, med Bystyret som øverste myndighet. 

Trondheim kommunes organisasjonskart, hvor Trondheim byarkiv er organisert under Interne tjenester. 

Sentralt og desentralt arkivansvar

1946

1.januar, 1946: Trondheim kommunes arkiv opprettes.

2004

Sentralisering av arkivtjenester i Trondheim kommune, med bakgrunn i bystyre vedtak om å effektivisere administrasjonen og støttefunksjoner i kommunen, der ønske om økt elektronisk dokumentflyt og behov for bedre rutiner rundt dokumenthåndtering for å hindre at dokumenter forsvinner og ikke arkiveres for ettertiden.

Sentralisering av arkivfunksjonen i Trondheim kommune, der arkivansvaret flyttes til Trondheim byarkiv, de første enhetene som flytter sine arkiver er:

• Skoler og barnehager
• Rådmannen
• Ordførerens kontor
• Bystyret

På denne tiden besto Trondheim kommune av ca 250 enheter med desentralisert arkivfunksjon.

2005 – 1.9.2005

Trondheim byarkiv organisert i 5 faggrupper med fagansvar for hvert fagområde:

• Dokumentsenter (Arkivdanning)
• Moderne Arkiv (Systemteknisk/rutiner)
• Historisk Arkiv (Magasin/formidling/lesesal)
• Posttjenesten (Internposten i TK)
• Grafisk Senter (Trykkeriet i TK)

Arbeidet med å ta over arkivansvaret for flere enheter i Trondheim kommune fortsatte og arbeidet med å forbedre rutiner innen arkivdanningen var igangsatt.

Sentralisering av arkivfunksjonen i Trondheim kommune, der arkivansvaret flyttes til Trondheim byarkiv:

1.   Trondheim Eiendom

2006

2007

Trondheim byarkiv – Fagområde Dokumentsenter organiseres inn i tre team:

• Team Oppvekst
• Team Rådmann
• Team Byutvikling

2008 – 1.1.2008
Trondheim byarkiv reduserer antall faggrupper:

Posttjenesten overføres til enheten Dagtilbudet Heimdal i Trondheim kommune.

2009

Arbeidet med å få Trondheim kommune fullelektronisk starter:

01.01.09 - Byantikvaren, er første enhet i Trondheim kommune som blir fullelektronisk.

2010

2011 – 1.1.2011

Trondheim byarkiv får en ny intern organisering delt inn i tjenesteområdene arkivtjenester, grafiske tjenester og administrasjon.

Tjenesteområdet Arkivtjenester dekker:

Service og formidling
Ansvar for publikumstjenester/innsynforespørsler.

Sentralarkivet
Ansvar innen arkivdanning for mange av kommunens enheter.

System og utvikling
Tilrettelegge for framtidens arkivdanning. Herfra blir også kurs i ESA administrert.

Tjenesteområdet Grafiske tjenester dekker:

Grafisk senter:
Grafisk design, design for nettbrett, mobil og web, fotografering, digitalisering, kopiering, print- og trykketjenester for kommunens enheter.

Digitaliseringsfabrikken:
Skanning og digitalisering av alle typer dokumenter og formater.