Arkivplanen skal oppdateres når:

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• en ny arkivnøkkel tas i bruk
• nye kassasjonsregler vedtas
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir opprettet eller lagt ned styrer eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen

Arkivplanen skal inneholde informasjon som er viktig og relevant når man skal forstå og benytte kommunale arkiver.

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• Det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• Det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Trondheim byarkiv skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følende disse kan få for arkivet.

En arbeidsgruppe ved Trondheim byarkiv har oppdatert arkivplanen pr 15. mai 2014.

Rutine for årsavslutning av Arkivplan

Arkiver som er ordnet og registrert ligger i Asta. Det tas ut rapport årlig. 

Magasinoversikt med øvrige arkiver (uordnet, midlertidig plasser eller ikke registrert i Asta) ligger i en excel-fil. 

• Utskrift av magasinoversikt (excel-fil) (PDF) v/ansvarlig for Team Magasin
• Utskrift av bestandsoversikten fra Asta (PDF) v/ansvarlig for Team Magasin
• Utskrift av aktøroversikt (arkivskapere).(PDF)v/ansvarlig for Team Magasin
• Utskrift av rapport fra PIE-basen (første gang komplett, siden oppdatering: Bestilles hos Heidi Evenhus, Rådmannens fagstab) bestilles av ansvarlig for Team Magasin
• Uttak av rapport fra arkivplan.no – Slik ser arkivplanen ut pr d.d. (PDF) v/Systemadministrator for ESA
  • Ved hvert årsskifte tas det ut rapport (pdf) fra arkivplan.no som angir status for arkivplanen
  • Statusrapporten journalføres og arkiveres i sakarkiv