Enhetene i Trondheim kommune har selv ansvaret for å klargjøre arkivmateriale for bortsetting, inkludert ordning og listeføring av materialet, samt sende melding om avlevering og avleveringslister til Byarkivet før oversendelse av selve materialet, jfr. retningslinjer på Kvaliteket.

Byarkivet har ansvar for mottak og evt. ordning av arkivmateriale til bortsetting, samt vedlikehold av ferdig ordnet materiale.

Det føres en oversikt over ventede avleveringer, materiale som er mottatt, samt materiale som er kontrollert. Ved mottak hos Byarkivet plasseres arkivmaterialet midlertidig i magasinene, og mottaket registreres inn i oversikten. Kontroll av arkivmaterialet opp mot avleveringslistene, samt evt. ordning, utføres av Team magasin. Ved mottak av et stort omfang av uordnet arkivmateriale kontaktes enhetene med et tilbud om at materialet enten returneres enheten for ordning eller at de kommer og ordner materialet på Dora, evt. at Byarkivet ordner materialet mot at enheten blir fakturert.