Formål

Sikre at arkivverdig korrespondanse blir journalført og arkivert i kommunens saksbehandlingssystem, ESA.

Omfang

Omfatter alle brukere av programvaren eDialog24 (heretter kalt nettprat) i Trondheim kommune.

Bakgrunn

All nettprat, ved bruk av eDialog24, som etter Offentleglova § 4 regnes som saksdokument, dvs. er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal eksporteres til ESA for saksbehandling og dokumentasjon, samt arkivering. Oppfylle krav i Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltingsforskriften) kap. 2.

For at eksport av en nettprat til ESA skal kunne fungere, må brukerens tilgang i ESA være definert fra eDialog24 på følgende måte (disse instillingene gjøres kun en gang):

- Velg fra menyen Fil – Innstillinger

- Velg i mappestrukturen under Kategori; Integrete programmer – Noark4

- Skriv inn brukernavn/ident og passord i ESA i feltene Noark4 Brukerinformasjon

- Klikk OK

Ansvar

Administrator i eDialog24:

- påser at kobling mot ESA blir opprettet for den enkelte operatør/saksbehandler

Operatør/saksbehandler:

- har ansvar for første gangs oppkobling mot ESA (se beskrivelse i pkt. bakgrunn)

- har ansvar for vurdering av om nettpraten er arkivverdig

- har ansvar for at nettpraten blir eksportert til ESA i eDialog24 fellessak eller egen eksisterende sak

Trondheim byarkiv:

- har ansvar for kvalitetssikring av nettprat som er eksportert til ESA i eDialog24 fellesak

- fordele arkivverdig nettprat til ny sak

Arbeidsbeskrivelse

Når en nettprat er ferdig og vurdert som arkivverdig skal den eksporteres til ESA på følgende måte:

- avslutt nettpraten på vanlig måte slik at den blir lagt på Historikk

Fra hovedbildet i eDialog24

- Velg fra menyen Verktøy – Historikk
- Søk etter samtalen du ønsker å eksportere
- Merk ønsket samtale i oversikten over antall treff slik at den forhåndsvises
- Klikk på knappen Etterbehandling

Du kommer inn i bildet Etterbehandling
- Klikk på knappen Eksportèr til ESA
Fyll inn feltene i bildet Eksport til ESA

Avsender

- skriv inn eksakt navn, adresse osv. Anonym avsender skal i utgangspunktet ikke arkiveres, med mindre det gjelder en varslingssak.

Mottaker

- skriv inn saksnummer på sak i ESA som nettpraten skal arkiveres i

Dersom det skal opprettes ny sak gjøres dette av saksbehandler som har tilgang til å opprette ny sak. Dersom du ikke har denne tilgangen, be om hjelp fra superbruker eller Byarkivet.

Dersom nettpraten skal arkiveres i egen eksisterende sak – skriv inn saknummer for saken

- klikk på knappen Hent sak

- kontroller sakstittel slik at du er sikker på at riktig saksnummer er innskrevet

- dersom du ikke kjenner saksnummeret kan du søke fra knappen Velg sak

Journal

- Skriv inn Innhold, dvs beskrivelse av nettpraten/overskrift

- Velg Informasjonstype edialog24

- Skriv inn beskrivelse av informasjonstype, dvs kortbeskriveslse/stikkord for nettpraten

- klikk på knappen Start eksport

Nettpraten er arkivert i ESA.

Referanse

Kvalitetsikring av rutinen

Rutinen skal kvalitetssikres kontinuerlig av Trondheim byarkiv. Alle endringer skal logges.

Versjonshistorikk